Boite collective, commune : partager et gérer à plusieurs une boite mail

boîte mail gérée à plusieurs avec une adresse générique type contact@monasso.org

FaQtechnique MailsPlus
Comment utiliser une boite mail de manière collective à plusieurs personnes qui changent souvent ?
Dans une association, il arrive fréquent d'avoir besoin de lire une boite mail à plusieurs personnes, ces personnes étant amenées à changer fréquemment :

• membres du CA , membre du Bureau : contact@monasso.org ca@monasso.org bureau@monasso.org
• membre d'un réseau : contact@monreseau.org

Plusieurs possibilités selon le niveau de compétences des personnes et surtout de leurs habitudes:

redirection

• Une adresse mail qui redirige vers les adresses des personnes gestionnaire qui l'utilise.
  • Pour connaitre les réponses des un et des autres, cette adresse doit alors être mise en copie dans toute les réponses (1).
  • Cette solution est la plus facile et pratique lorsque les personnes préfère n'utiliser que leur propre boite mail par facilité, mais le risque est d'oublier de mettre l'adresse collective en copie et l'adresse de réponse est celle des gestionnaires.

boite mail, webmail, imap ou pop

voir pop ou imap ?

• Une boite mail dont l'adresse et le mot de passe sont donné aux personnes gestionnaire qui l'utilise
  • soit avec un logiciel de gestion de mail du type thunderbird
    • Cette adresse doit alors être mise en copie dans toute les réponses (1)
    • cela demande à paramétrer une nouvelle adresse dans son gestionnaire de mail
  • soit par un webmail (lecture en ligne).
    • Dans ce cas les envois et réponses sont lisibles dans le webmail par tous les gestionnaires (il n'est donc pas besoin de mettre l'adresse en copie des mail). L'adresse de l'expéditeur n'est pas les adresses des gestionnaires mais l'adresse de la boite collective (cela dit chacun peut signé en bas des mail avec son nom).
    • le gestionnaire doit donc prendre l'habitude de consulter cette boite par le webmail, en plus de sa boite habituelle
  • Cette solution est la plus efficace, car tous le monde peut lire les réponses qui sont font avec l'adresse collective mais elle nécessite de consulter le webmail en plus de sa boite personnelle.

liste de discussion

• Une adresse de liste de discussion ou toute les personnes gestionnaire sont abonnées/membres et donc reçoivent tout les messages sur leur propre adresse mail. La liste doit être paramétrée pour que la réponse se fasse à l'expéditeur, mais il est nécessaire de mettre l'adresse de la liste en copie, afin que tous les gestionnaire puisse lire les réponsez. Le paramétrage de la liste doit autoriser les personnes non abonnées à la liste à envoyer des messages au groupe de gestionnaires abonné avec ou sans modération par un administrateur de la liste.
  • cette solution demande que l'une au moins des personnes gestionnaires soit un peu habituée aux listes.

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(1)Dans ce cas les personnes qui répondent doivent absolument mettre en copie de leur réponse cette adresse mail afin que toutes les personnes gestionnaires puisse recevoir les réponses.
Le mail expéditeur de la réponse est celle des personnes (il est quand même possible de répondre avec l'adresse collective, mais tout le monde n'est pas capable de le paramétrer sur son gestionnaire de mail).

voir aussi et (variante : il est possible de donner la possibilité même aux non abonnés de la liste d'envoyer un mail à la liste)

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Ressources :

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