Boite collective, commune : partager et grer plusieurs une boite mail

bote mail gre plusieurs avec une adresse gnrique type contact@monasso.org


FaQtechnique MailsPlus
Comment utiliser une boite mail de manire collective plusieurs personnes qui changent souvent ?
Dans une association, il arrive frquent d'avoir besoin de lire une boite mail plusieurs personnes, ces personnes tant amenes changer frquemment :
  • membres du CA , membre du Bureau : contact@monasso.org ca@monasso.org bureau@monasso.org
  • membre d'un rseau : contact@monreseau.org

Plusieurs possibilits selon le niveau de comptences des personnes et surtout de leurs habitudes:

redirection


  • Une adresse mail qui redirige vers les adresses des personnes gestionnaire qui l'utilise.
    • Pour connaitre les rponses des un et des autres, cette adresse doit alors tre mise en copie dans toute les rponses (1).
    • Cette solution est la plus facile et pratique lorsque les personnes prfre n'utiliser que leur propre boite mail par facilit, mais le risque est d'oublier de mettre l'adresse collective en copie et l'adresse de rponse est celle des gestionnaires.

boite mail, webmail, imap ou pop

voir pop ou imap ?

  • Une boite mail dont l'adresse et le mot de passe sont donn aux personnes gestionnaire qui l'utilise
    • soit avec un logiciel de gestion de mail du type thunderbird
      • Cette adresse doit alors tre mise en copie dans toute les rponses (1)
      • cela demande paramtrer une nouvelle adresse dans son gestionnaire de mail
    • soit par un webmail (lecture en ligne).
      • Dans ce cas les envois et rponses sont lisibles dans le webmail par tous les gestionnaires (il n'est donc pas besoin de mettre l'adresse en copie des mail). L'adresse de l'expditeur n'est pas les adresses des gestionnaires mais l'adresse de la boite collective (cela dit chacun peut sign en bas des mail avec son nom).
      • le gestionnaire doit donc prendre l'habitude de consulter cette boite par le webmail, en plus de sa boite habituelle
    • Cette solution est la plus efficace, car tous le monde peut lire les rponses qui sont font avec l'adresse collective mais elle ncessite de consulter le webmail en plus de sa boite personnelle.

liste de discussion


  • Une adresse de liste de discussion ou toute les personnes gestionnaire sont abonnes/membres et donc reoivent tout les messages sur leur propre adresse mail. La liste doit tre paramtre pour que la rponse se fasse l'expditeur, mais il est ncessaire de mettre l'adresse de la liste en copie, afin que tous les gestionnaire puisse lire les rponsez. Le paramtrage de la liste doit autoriser les personnes non abonnes la liste envoyer des messages au groupe de gestionnaires abonn avec ou sans modration par un administrateur de la liste.
    • cette solution demande que l'une au moins des personnes gestionnaires soit un peu habitue aux listes.


(1)Dans ce cas les personnes qui rpondent doivent absolument mettre en copie de leur rponse cette adresse mail afin que toutes les personnes gestionnaires puisse recevoir les rponses.
Le mail expditeur de la rponse est celle des personnes (il est quand mme possible de rpondre avec l'adresse collective, mais tout le monde n'est pas capable de le paramtrer sur son gestionnaire de mail).

voir aussi et (variante : il est possible de donner la possibilit mme aux non abonns de la liste d'envoyer un mail la liste)

Ressources :
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